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POURQUOI AMÉLIORER LA GOUVERNANCE DU PORTEFEUILLE DE PROJETS ?
Les établissements de santé sont sujets à une multitude de projets tant informatiques que métiers, pilotés en interne ou par des organismes institutionnels (ARS, Grades…) et mêlant souvent différentes structures du parcours patient/usager (hôpital, médecine de ville, établissement médicosociaux, aidants…).
Le portefeuille de projets, remis à jour lors du schéma directeur est souvent incomplet et obsolète. Il en ressort habituellement que :
- La majorité des projets d’entreprise sont transverses et font appel à des ressources communes
- La quantité de projets à piloter réduit la visibilité globale
- Les projets sont documentés et suivis de façon hétérogène et avec des normes projet différentes selon les acteurs
- La validation officielle du démarrage d’un projet est souvent floue et non communiquée
- La clôture officielle du projet n’est pas toujours actée
- Le suivi financier du projet n’est pas normé
- Les conditions d’exécution d’un projet et notamment les besoins en ressources disponibles ne sont pas vérifiés.
En conclusion, les arbitrages entre les projets sont complexes et ne bénéficient malheureusement pas de la visibilité globale nécessaire.
WELIOM accompagne les établissements à établir, déployer et outiller la gouvernance de leur portefeuille de projets. Cet accompagnement permet de répondre aux enjeux suivants :
- Assurer l’alignement stratégique de la feuille de route de transformation et sa déclinaison au travers d’un portefeuille de projets/programmes (construction budgétaire)
- Arbitrer les projets/programmes en fonction de la capacité à faire (ressources clés disponibles, budget, etc.)
- Apporter une visibilité auprès de l’ensemble des porteurs d’enjeux de l’avancement du portefeuille des projets/programmes.
- Optimiser et simplifier le pilotage des projets/programmes en s’appuyant sur le reporting
La direction des systèmes d’information peut être un acteur clé pour déployer le processus au sein des différentes directions de l’établissement.
L’outillage peut se limiter à un fichier Excel et des modèles de documents lorsque le portefeuille est limité à 50 projets, mais un outil de PPM (Projet Portfolio Management) peut être bénéfique dès que le portefeuille grossit. Il simplifie le reporting et la transparence sur les projets en cours avec la mise en place d’indicateurs projet communs.
WELIOM, par son positionnement au cœur des établissements dans l’accompagnement des projets, de la stratégie numérique de l’organisation des soins et de la DSI et sa veille sur les programmes nationaux, peut vous accompagner dans cette démarche ainsi que dans le choix et le déploiement de l’outillage nécessaire.
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