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RETOUR D’EXPÉRIENCE : METTRE EN CONFORMITÉ SON DUI
La grappe Breizh Numérique a souhaité bénéficier du programme ESMS Numérique dans la phase de généralisation temps 1 pour mettre en conformité son DUI Titan de l’éditeur Malta.
La candidature a été acceptée par l’ARS Bretagne et la mise en conformité a démarré en mars 2023.
Madame Plantin, directrice de l’EHPAD du Chemin vert porteur de la grappe, témoigne sur ce projet de déploiement :
Pouvez-vous présenter la Grappe ?
La grappe est composée de 20 EHPADs (privés et publics), répartis dans 16 organismes gestionnaires sur la région Bretagne.
Vous avez souhaité candidater au programme ESMS Numérique pour mettre en conformité votre DUI. Quelles sont vos attentes par rapport à cette montée de version ?
Dans un premier temps il s’agit de répondre aux obligations et aux besoins de sécurisation des échanges d’information. En plus, cela a permis de moderniser les équipements et de faire une revue de certaines pratiques (par exemple grâce aux apports potentiels en termes de mobilité).
Où en êtes-vous dans ce projet ?
Le cadrage du projet a permis de partager les grandes étapes à mettre en œuvre entre les parties prenantes.
L’étape d’audit fonctionnel a été menée avec les référents et les directions afin de relever les éventuelles divergences d’utilisation, les difficultés éventuelles et les attentes dans le cadre de cette montée de version.
L’étape d’installation a été réalisée.
Certains professionnels ont pu bénéficier de sessions de sensibilisation aux services socles dispensées par le GRADe. Par ailleurs la contractualisation avec l’ANS concernant les moyens d’identification électroniques est en cours ainsi que la contractualisation avec l’opérateur de MSS.
Un travail de communication avec les partenaires, notamment médecins, est prévu afin de les informer et de les mobiliser quant à l’utilisation de la MSS et du DMP. La réussite de l’utilisation des services socles est l’affaire de tous !
Qu’avez-vous mis en place pour favoriser l’usage et l’atteinte des cibles liées au programme ?
La phase observation pour atteinte des cibles de la grappe est fixée au 1er trimestre 2024.
Le projet de la grappe prévoit des clubs utilisateurs qui seront mis en place début 2024.
Par exemple, l’EHPAD Chemin vert a mis en place des référents : deux professionnels ont été identifiés comme référents avec une formation poussée sur l’ensemble du logiciel et des temps spécifiques en détachement qui sont prévus pour ce rôle.
Vous avez constitué une grappe et vous êtes devenu porteur de projet. Comment cette grappe s’est-elle constituée ? Quels sont les avantages / inconvénients quant à ce fonctionnement mutualisé ?
Les membres de la grappe ont été mis en relation par l’intermédiaire de l’éditeur. L’atout de la grappe c’est de faire connaissance, d’avancer ensemble avec des échanges de pratiques entre les établissements, de bénéficier d’un accompagnement AMOA (dans notre cas, le cabinet WELIOM), et de simplifier les échanges avec l’éditeur.
Le fonctionnement en grappe permet également d’identifier des personnes ressources qui peuvent aider les autres utilisateurs à l’échelle des établissements de la grappe.
Quels sont les points d’attention que vous souligneriez par exemple auprès d’une structure qui souhaiterait se lancer ?
En terme de financement il est important d’être dans une grappe mais aussi pour pouvoir envisager la mise en œuvre avec un fonctionnement en réseau. Le partage de valeurs communes est important dans un projet comme celui-ci qui peut être complexe.
Il ne faut pas hésiter à solliciter des partenaires locaux tels que les ARS, Collectif SI ou GCS. Ce sont des sources d’information, de soutien avec des apports assez opérationnels et très utiles.
La gouvernance dans la grappe doit être claire, complète et stable avec un Copil représentatif, et continue tout au long de projet.
Une attention particulière doit être portée à la communication entre toutes les parties prenantes et ce tout au long du projet.
Il est intéressant de s’entourer d’un cabinet dont c’est le métier avec une action au plus près des professionnels et qui s’engage à nos côtés pour sécuriser le projet.
Plus spécifiquement pour les porteurs de projet il faut prévoir du temps, être stable dans son poste car c’est un projet qui s’inscrit dans la durée.
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